各分院：
根据学校归档工作安排，档案馆不再承担各类文件材料归档的立卷工作，要求各部门在提交档案材料的时候做好收集、整理、立卷相关工作，鉴于学籍工作档案量巨大，并且是永久性档案，为切实做好归档工作，请各分院按要求完成学籍材料归档的基础性工作。具体事项通知如下：
一、归档范围
1.2025届毕业生学籍档案（含学籍卡、成绩册）。本档案为永久性打印，请各学院在打印时注意打印质量，以班级为单位按学号顺序整理（学籍卡在前，成绩单在后），学籍卡上贴好照片，按序盖好页码，盖上教务处印章，每个班级附毕业生名单（包含分院、专业名称、班级、学号、姓名、毕结业结论、毕业证书号、学位类别、学位证书号和获证日期）（教务处已提供）。
页码要求：毕业生名单右上角敲001，第一个学生学籍卡和成绩单从002开始（右上角）（详见附件样稿），依次类推。
2.2025届毕业生毕业申请表。毕业申请表（贴好照片）一式一份，并按照班级、学号进行排序，按序盖好页码。
页码要求：第一个学生毕业申请表从001开始，依次类推。
3.2025届毕业生学位申请表。学位申请表（贴好照片）一式一份，并按照班级、学号进行排序，按序盖好页码。
页码要求：第一个学生学位申请表从001开始，依次类推。
二、移交时间
学籍档案(纸质材料)于10月17日前移交教务处，由教务处审核后统一移交学校档案馆。
三、整理要求
1.打码时必须根据每个班级的毕业生名单顺序先排序，然后进行打码。
2.做好归档鉴定工作，保证应归档的文件材料齐全、完整、真实、有效。
3.归档材料必须是原件，要字迹清楚，格式统一，签字签章手续完备，符合案卷质量要求，有利于长期保存。归档资料页面不能涂改，若打码错误，需重新制作相应归档材料。
教学、学籍档案是重要的档案资料，归档要求高、工作量大，请各学院务必组织人力高质量严要求做好该项工作，为避免返工，请在档案整理之前详细咨询档案馆相关业务指导员。
教务处
2025年9月19日
